فرایند ارتباطات

وقتی یک عمل در چند مرحله متوالی انجام می شود به آن فرایند گفته می شود. ارتباطات هم از جمله اقداماتی است که در چند مرحله انجام می شود و در واقع یک فرایند است. در شکل زیر می توانید فرایند ارتباطات را به وضوح مشاهده کنید:

حال به توضیح هر کدام از اجزای فرایند ارتباطی می پردازیم:

فرستنده یا منبع: فرستنده یا منبع اطلاعات، آغازگر جریان ارتباطی است. در یک سازمان فرستنده پیام ممکن است رئیسی باشد که می خواهد دستوری به زیر دستانش ابلاغ کند یا مرئوسی که می خواهد گزارشی را به رئیس خود تسلیم کند.

کدگذاری: کدگذاری یعنی اینکه مفاهیم ذهنی، نیازها، افکار و اندیشه ها را به شکل مجموعه ای از علائم مانند کلمات، تکان دادن دست، حرکات بدن یا تصاویر قابل انتقال و قابل درک در آوریم. افکار و ایده های ما علاوه بر تنوع و گوناگونی، از کیفیت و ویژگی های متفاوت فردی و فرهنگی برخوردار است که الزاما به همان شکل های کلی، مبهم و فاقد دسته بندی یا کد گذاری مشترک قابل درک نیست.

پیام: پیام آن چیزی است که توسط فرستنده به رمز در می آید.

کانال ارتباطی: وسیله یا راهی است که پیام به وسیله آن از فرستنده به گیرنده انتقال داده می شود کانال ارتباطی نام دارد. کانال ارتباطی بیشتر به ابزار یا امکانات انتقال پیام مانند تلفن، صحبت کردن حضوری، مکاتبات و نظایر آن بر می گردد. انتخاب کانال یا رسانه درست برای انتقال پیام از اهمیت خاص خود برخوردار است. در این رابطه هر وسیله یا مجرایی که به انتقال پیام کمک بیشتری کند و بتواند پیام را به طور اثربخش به گیرنده انتقال دهد، وسیله مناسبی است.

کدبرداری: کد برداری فرایند دقت، تجزیه و تحلیل و پیدا کردن معنی و تفسیر پیام های دریافت شده از طرف گیرنده است. در این مرحله گیرنده سعی می کند نمادهای به کار گرفته شده را بر اساس دامنه لغات، تجربیات و ادراک عمومی خود تجزیه و تحلیل کند و با رمزهای ذخیره شده در مغز خود آنها را مقایسه کرده تا در نهایت بتواند مفاهیم و منظورهای فرستنده پیام را درک کند. اگر چه تمرکز و توجه گیرنده در امر رمز گشایی تاثیر فراوانی دارد، اما اساس فرایند کد برداری به سوابق تجربی و میزان مشترک بودن رمزها در بین گیرنده و فرستنده پیام وابسته است. بسیاری از سوء تفاهمات و ادراک نادرست پیام ها مربوط به همین زبان مشترک است.

گیرنده پیام: گیرنده به فرد یا گروهی اطلاق می شود که از طرف فرستنده پیام مورد هدف قرار می گیرد و پاسخ مطلوب او میزان اثربخش ارتباط را تعیین می کند. اگر چه در ابتدای امر گیرنده فعال نیست و بیشتر فعالیت ها مربوط به فرستنده می شود. اما نیمی از کار ارتباط در هنگام انتقال و دریافت و درک آن به گیرنده بر می گردد. نیاز، خواست و توجه گیرنده عامل تعیین کننده اثربخش ارتباط به حساب می آید. اگر گیرنده ای نسبت به دریافت و درک پیام احساس نیاز نکند و یا از روی عمد نخواهد به پیام توجه کند، برقرای ارتباط مختل می ماند.

گیرنده از جهات مختلف در فرایند ارتباط از اهمیت خاصی برخوردار است. چنانچه فرستنده بخواهد پیام خود را به درستی منتقل کند، باید ویژگی ها و خصوصیات گیرنده را در نطر بگیرد و فراخور آن برنامه ریزی کند. سطح نیازها، نوع شخصیت، اعتقادات، فرهنگ و زبان گیرنده باید از طرف فرستنده مورد توجه قرار گیرد.